Eine Anfrage wird meist schriftlich erstellt und erwartet eine Antwort. Diese Antwort wird Angebot genannt. Das Angebot soll alle Fragen die in der Anfrage gestellt wurden beantworten. Folgende wichtige Informationen sollen in einer Anfrage, die an eine Druckerei gestellt wird, enthalten sein:

Auflage: Die Auflage umfasst die Anzahl der zu druckenden Exemplare.

Format: Das Format ist die Größe(Breite x Höhe) des Druckprodukts, welche als Quer- oder Hochformat angegeben wird mit der Zusatzinformation geschlossen oder offen. Das geschlossene Format beschreibt die Größe des Druckprodukts als Einzelseite und das offene Format die Maße einer Doppelseite.

Wichtig: DIN lang ist bei Druckprodukten immer 210mm x 105mm (DIN lang-Hülle ist 220mm x 110mm). Die DIN-Formate lassen sich leicht berechnen. Um von einem Format auf das nächst kleinere zu gelangen wird die längere Seite des Formats halbiert und die kürzere Seite übernommen.

A3 297mm x 420mm
A4 210mm x 297mm
A5 148mm x 210mm
A6 105mm x 148mm

Farbigkeit: Bei der Farbigkeit müssen alle Farben die im Druck verwendet werden
aufgelistet sein. Euroskala und Sonderfarben sind die typischen Farben, die gedruckt werden. Unter der Euroskala wird die europäische Farbskala mit dem Vier-Farben-Offsetdruck verstanden, welche die Grundfarben abbilden. Bei der Verwendung einer Sonderfarbe muss die Angabe über den Hersteller der Sonderfarbe mitgeliefert werden. HKS und Pantone sind die konventionellen Sonderfarben.

Veredelungen: Wenn das Druckprodukt besondere Veredelungen beinhaltet, müssen diese präzise benannt sein. Oftmals handelt es sich dabei um Lackierungen, Folienkaschierungen, Prägefoliendruck, Kaltfolienveredelung u.v.m.

Anzahl der Seiten: Unter Anzahl der Seiten wird der Umfang des Druckprodukt verstanden. Der Umfang wird meist in Inhalt und Umschlag angegeben. Leere Seiten werden in den Umfang ebenfalls mit eingerechnet. Die Seitenanzahl muss immer durch vier teilbar sein, damit sie später weiterverarbeitet werden kann. Wenn der Seitenumfang aus layout Gründen nicht erreicht wird, muss der Umfang mit leeren Seiten aufgefüllt werden.

mit/ohne Beschnitt: Der Beschnitt wird meistens mit 3mm angegeben. Bei der Anfrage soll festgelegt sein, ob in dem Druckprodukt randabfallende Bilder oder andere Elemente verwendet werden und daher ein Beschnitt notwendig ist oder ob sich alle Elemente ausschließlich innerhalb des Satzspiegels befinden und somit kein Beschnitt angelegt werden muss.

Papier mit g/qm-Angabe: Die Art und das Gewicht des Papiers muss ebenfalls genau festgelegt sein. Am häufigsten kommen gestrichene und ungestrichene Papiere zum Einsatz.

mit/ohne Satzerstellung: Der Dienstleister muss den Zustand der Daten wissen. Sind die Dokumente oder Filme fertig zum Belichten? Müssen Druck-PDFs erstellt werden oder werden sie geliefert? Müssen Scans angefertigt werden? Müssen Korrekturen an Daten bzw. Filmen vorgenommen werden?

Lieferung Filme/Daten: Welche Daten und mit welcher Soft- und Hardware die Daten erstellt wurden sollte, in der Anfrage beinhaltet sein. Zum Beispiel seitenglatte Filme, MAC-/PC-Dateien.

Buchbinderische Arbeiten: Die Art der Bindung und alle weiteren Weiterverarbeitungsschritte wie nuten, stanzen, falzen etc. müssen konkret angegeben werden.